1. Установите приоритеты.
Первый шаг — самый важный.
Вы должны составить рейтинг Ваших основных целей и задач в масштабе года, нескольких месяцев, недели.
Не стоит при этом обращать особое внимание на то, выполнение каких именно видов работ удается Вам лучше всего, или чем бы Вы хотели заняться.
Обязательно нужно учитывать спрос на результат: планируйте выполнение только тех видов работ, в которых нуждается Ваша организация или потребители.
2. Уберите задачи с низким приоритетом.
Когда Вы записываете свои цели, Вы, вероятно, найдете множество мелких задач, которые должны быть реализованы, но их выполнение на самом деле не так важно. Например, это может быть написание поточного отчета, посещение очередного заседания, ответы на письма и так далее. Если уделять выполнению этих задач основную часть своего времени, Вы можете попросту не успеть выполнить виды работ с более высоким уровнем приоритета.
Лучший способ очистить свой список дел от задач с низким приоритетом — избежать необходимости выполнять их. Если Вы можете любезно отпроситься от посещения скучного собрания — сделайте это! Если Вы можете отказаться от выполнения рутинного занятия — тем лучше для результатов основной Вашей работы! Чем меньше ненужных дел — тем лучше.
Конечно, нельзя отказаться от всех мелких задач. Тем не менее, следует признать, что очень немногие из них на самом деле должны быть сделаны. Вам не нужно долго думать над формулировкой каждого письма. Нет необходимости тратить многие часы на форматирование каждого внутреннего отчета.
При всем указанном, нужно правильно делегировать такие виды задач между сотрудниками, которые находятся у Вас в подчинении. Даже если результат их выполнения будет хуже, чем Вам хотелось бы, это даст Вам возможность уделить больше внимания задачам с более высоким приоритетом.
3. Начните с конца.
Очевидно, что для задач с высоким приоритетом нужно приложить больше усилий, что обеспечит более качественный итоговый результат.
Уделите не более одного дня фундаментальным исследованиям — сбору и анализу информации о решаемой проблеме. Затем выделите самые основные задачи.
После этого опишите предварительные способы их решения.
В ходе выполнения проекта станет ясно, что способы решения некоторых задач могут быть изменены. Поэтому время от времени анализируйте список Ваших приоритетов, изменяйте способы решения отдельных задач; исключайте выполнение таких задач полностью, если это необходимо.